Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы (ст. 168.1 ТК РФ. Это затраты на: проезд и найм жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок их возмещения организация утверждает коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами или в трудовом договоре. Так, если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение расходов, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. При этом расходы должны быть документально подтверждены. Минфина России в письме от 29.12.2022 № 03-04-06/129496 также отмечает, что расходы на питание относятся к расходам, связанным с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие).
Разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации.Разъездная работа должна носить постоянный характер. И этим она отличается от служебных командировок, которые носят временный характер и ограничены определенным сроком. Постоянная работа, которая имеет разъездной характер, не признается служебной командировкой (ст. 166 ТК РФ, письма Минтруда России от 18 сентября 2020 года № 14-2/ООГ-15047, от 20 июня 2022 г. № 14-6/ООГ-4075).
Например, в письме от 1 июня 2005 года № 03-05-01-04/168 Минфин России разъяснил, что даже если поездки водителей грузовых автомобилей не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, данные поездки следует рассматривать как служебные командировки. Но если водители грузовых автомобилей постоянно работают на регулярных междугородных перевозках (согласно действующему расписанию и по конкретным маршрутам), то данные поездки не признаются служебными командировками.
Условие о том, что работнику установлен разъездной характер работы, обязательно должно быть в трудовом договоре. Поэтому его надо включить в трудовой договор, оформляемый при приеме нового сотрудника (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Установить разъездной характер работ можно только тем сотрудникам, перечень работ, профессий, должностей которых установлен в локальном нормативном акте, коллективном договоре, соглашении работодателя.
Как правило, к должностям и профессиям, работа по которым имеет разъездной характер, можно отнести:
* монтеров и техников;
* рабочих разъездных бригад;
* водолазов;
* инструкторов взрывных работ;
* водителей автомобилей;
* рабочих всех профессий, занятых на строительстве, ремонте и содержании автомобильных дорог;
* курьеров;
* страховых и торговых агентов;
* сотрудников сервисных служб; корреспондентов СМИ и др.