Компания может учитывать в расходах безнадежные долги (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК). Дебиторка становится безнадежной через три года с момента, когда наступил срок платежа или контрагент признал долг. При этом неважно, предпринимала компания в этот трехлетний период попытки взыскать долг или нет (письмо Минфина от 21.02.2008 № 03-03-06/1/124, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 04.04.2016 № Ф04-799/2016).
Спишите долг во внереализационные расходы на дату истечения срока давности (письмо Минфина от 25.08.2017 № 03-03-06/1/54556). Безопаснее не пропускать этот срок, но Верховный суд разрешает учитывать такие траты и позже (определение от 19.01.2018 № 305-КГ17-14988). Но в любом случае запаситесь документами, которые подтверждают сумму долга и факт истечения срока исковой давности. Например, договор с партнером, платежки и приходные кассовые ордера, акты сверки и т. д.
Источник: письмо Минфина от 08.04.2013 № 03-03-06/1/11347