Несмотря на то, что компании могут изначально создавать большинство документов в цифровом формате, если документ был оформлен на бумаге, его необходимо хранить в оригинале в течение установленных сроков. Даже при наличии заверенного скана уничтожение бумажного носителя до истечения срока хранения запрещено. Согласно действующему законодательству первичные документы хранятся 5 лет, а кадровые — до 75 лет.
Законопроект кардинально меняет существующий порядок. Он позволит организациям создавать электронные копии бумажных документов и уничтожать оригиналы до истечения стандартных сроков хранения — но не ранее чем через год после оцифровки. Важно отметить, что в случае выявления расхождений между бумажным оригиналом и электронной копией приоритет доказательной силы будет оставаться за исходным бумажным документом.
Право на оцифровку документов получат лица, подписавшие оригиналы, их правопреемники и другие уполномоченные представители. Обязательным требованием будет заверение электронных копий усиленной квалифицированной электронной подписью для обеспечения их юридической силы.
Источник: https://e.gazeta-unp.ru