С 1 января 2023 года отменили пункт 2 статьи 223 НК. По этому пункту ранее датой дохода по зарплате считали последний день месяца, за который она начислена. Поэтому при выплате аванса НДФЛ не удерживали. С 2023 года для зарплаты действует только общая норма – доход считается полученным в день его выплаты (п. 1 ст. 223 НК). Это означает, что удерживать НДФЛ теперь нужно и с авансов по зарплате.
Предлагаем два варианта расчета аванса:
1) Установить размер аванса исходя из фактически отработанного времени, как это предусмотрено ТК и рекомендовано ведомствами (письма Минтруда от 20.03.2019 № 14-1/В-178, от 05.02.2019 № 14-1/ООГ-549, от 16.01.2019 № 14-1/ООГ-71, от 13.12.2018 № 14-1/ООГ-9901, от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660, Роструда от 08.09.2006 № 1557-6). Однако, данный расчетный способ аванса сам по себе не нравится многим работникам. Ведь если работник в каком-либо месяце не трудился, предположим, проболел или взял отпуск за свой счет, то эти дни не учитываются в расчете за первую половину месяца, соответственно сумма выплаты гораздо меньше.
2) Если до 2023 года выплачивали аванс в размере 40 процентов от зарплаты, и сотрудники получали примерно одинаковые суммы каждый месяц, то в 2023 году необходимо увеличить размер аванса до 50% и с этой суммы удержать ндфл. В этом случае аванс работника останется примерно на прежнем уровне.
Последовательность действий работодателя будет зависеть от того, где он установил даты и порядок оплаты труда:
- в коллективном договоре;
- в трудовом договоре;
- в Правилах внутреннего трудового распорядка.
Изменения в коллективный договор вносятся в том же порядке, в каком он заключался, если в самом колдоговоре не определен свой механизм (ст. 44 ТК РФ).
Если сроки и размер аванса установлены в трудовом договоре, то с работником нужно будет подписать дополнительное соглашение (ст. 72 ТК РФ).
Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт (ст. 189 ТК РФ).
Если в Вашей организации меняется способ расчета аванса, рекомендуем провести предварительную разъяснительную работу с трудовым коллективом. Объяснить, что размер аванса меняется из-за поправок в Налоговый кодекс, а не по личной инициативе руководителя. Акцент делать на то, что итоговая сумма заработной платы работника останется прежней.